Privacyverklaring

1. Inleiding

Deze privacyverklaring beschrijft hoe The House of Coaching (hierna "wij", "ons" of "onze") omgaat met gegevens in het kader van de Virtuele Coach, een AI-gestuurd coachingplatform. Wij hechten het grootste belang aan de bescherming van uw privacy en de vertrouwelijkheid van uw coachingervaring.

Deze verklaring is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) — Verordening (EU) 2016/679, de Europese AI-verordening (EU AI Act) — Verordening (EU) 2024/1689, en de toepasselijke Belgische privacywetgeving.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking is:

3. AI-transparantie

In overeenstemming met artikel 50 van de EU AI-verordening informeren wij u dat de Virtuele Coach een kunstmatig-intelligentiesysteem (AI) is. U communiceert niet met een menselijke coach, maar met een geautomatiseerd systeem dat gebruik maakt van taalmodellen (Large Language Models).

De Virtuele Coach:

• Neemt geen autonome beslissingen die juridische of significante gevolgen voor u hebben (conform art. 22 AVG)
• Biedt geen medisch, juridisch of psychologisch advies ter vervanging van professionele hulpverlening
• Genereert antwoorden op basis van AI-modellen en is niet onfeilbaar

4. Welke gegevens worden verwerkt

De Virtuele Coach is ontworpen volgens het principe van dataminimalisatie (art. 5, lid 1, c AVG). Wij verzamelen en bewaren geen persoonsgegevens.

4.1 Wat wij NIET opslaan

• Naam, e-mailadres of andere identificatiegegevens
• IP-adressen of apparaatgegevens
• Locatiegegevens
• Inloggegevens of accountinformatie
• Persoonlijke inhoud die u deelt tijdens gesprekken

4.2 Wat wij WEL verwerken

5. Anonimisering van gesprekken

Gesprekken worden vóór opslag onderworpen aan een anonimiseringsproces. Dit houdt in:

• Verwijdering van namen — Alle persoonsnamen, bedrijfsnamen en andere identificerende verwijzingen worden verwijderd of vervangen
• Verwijdering van contactgegevens — E-mailadressen, telefoonnummers en adressen worden verwijderd
• Verwijdering van contextuele identificatoren — Specifieke functies, afdelingen of situaties die tot herleiding kunnen leiden worden gegeneraliseerd
• Technische scheiding — Geanonimiseerde gesprekken worden losgekoppeld van alle sessie-informatie

Na anonimisering zijn de gegevens niet meer herleidbaar tot een individueel persoon. Geanonimiseerde gegevens vallen daarmee buiten het toepassingsgebied van de AVG (overweging 26 AVG).

6. Rechtsgrondslag

De verwerking van gegevens vindt plaats op basis van de volgende rechtsgronden (art. 6 AVG):

• Toestemming (art. 6, lid 1, a) — Door gebruik te maken van de Virtuele Coach stemt u in met de verwerking zoals beschreven in deze verklaring
• Gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, f) — Voor het verbeteren en beveiligen van de dienst op basis van geanonimiseerde gegevens

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door het gesprek te beëindigen. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

7. Gegevensopslag en beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van de verwerking te waarborgen (art. 32 AVG):

• Versleuteling — Alle communicatie verloopt via HTTPS/TLS-encryptie
• Hosting — De applicatie draait op Railway (cloud-infrastructuur) met servers in de Europese Unie
• Toegangscontrole — Alleen geautoriseerd personeel heeft toegang tot de (geanonimiseerde) gegevens
• Privacy by Design — Het systeem is vanaf de basis ontworpen om zo min mogelijk gegevens te verwerken

8. Derde partijen en sub-verwerkers

Voor het functioneren van de Virtuele Coach maken wij gebruik van de volgende sub-verwerkers, waarmee verwerkersovereenkomsten zijn afgesloten conform artikel 28 AVG:

* Doorgifte naar de VS vindt plaats op basis van het EU-US Data Privacy Framework en/of Standard Contractual Clauses (art. 46 AVG). Er worden geen persoonsgegevens doorgegeven — uitsluitend de inhoud van het lopende gesprek wordt verwerkt door het taalmodel, zonder koppeling aan identificeerbare personen.

9. Bewaartermijnen

10. Uw rechten

Hoewel wij geen persoonsgegevens opslaan, willen wij u informeren over uw rechten onder de AVG. Mocht u van mening zijn dat er toch persoonsgegevens verwerkt worden, dan kunt u zich beroepen op de volgende rechten:

• Recht op informatie en inzage (art. 13-15 AVG) — U kunt opvragen welke gegevens wij over u verwerken
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG) — U kunt verzoeken onjuiste gegevens te corrigeren
• Recht op gegevenswissing (art. 17 AVG) — U kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen
• Recht op beperking van verwerking (art. 18 AVG) — U kunt verzoeken de verwerking te beperken
• Recht op overdraagbaarheid (art. 20 AVG) — U kunt verzoeken uw gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen
• Recht van bezwaar (art. 21 AVG) — U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Recht m.b.t. geautomatiseerde besluitvorming (art. 22 AVG) — De Virtuele Coach neemt geen geautomatiseerde beslissingen met juridische of significante gevolgen

Voor het uitoefenen van deze rechten kunt u contact opnemen via privacy@thehouseofcoaching.be.

Klacht indienen

Indien u van mening bent dat uw rechten niet worden gerespecteerd, kunt u een klacht indienen bij de Belgische toezichthouder:

11. Cookies en tracking

De Virtuele Coach maakt geen gebruik van tracking cookies, analytische cookies of cookies van derden. Eventuele technische (sessie)cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de applicatie vereisen geen toestemming conform de ePrivacy-richtlijn.

12. Wijzigingen aan deze verklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden kenbaar gemaakt via een melding in de Virtuele Coach-applicatie. De meest recente versie is steeds beschikbaar op deze pagina. Wij raden u aan deze verklaring periodiek te raadplegen.

13. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw gegevens kunt u contact opnemen met: